Materi Prosedur Penyusutan Arsip Kelas 10 Kearsipan

Unduh Materi Menerapkan Prosedur Penyusutan Arsip Kelas 10 Kearsipan Semester Genap - Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Tujuan Penyusutan Arsip

1. Dari Segi Administrasi, tujuan penyusutan adalah:

1) Menghindari mencampuradukan arsip aktif dan inaktif.

2) Menghemat biaya dan tempat.

3) Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen dan penting.

4) Memudahkan mencari kembali arsip.

5) Memudahkan pengiriman arsip ke nasional.

2. Dari Segi Ilmiah, tujuan penyusutan arsip adalah membantu para ilmuan mengadakan penelitian, terutama arsip-arsip yang sudah mencapai masa statis.

3. Secara Umum, tujuan penyusutan arsip adalah:

1) Efisiansi dan efektifitas pengelolaan arsip (penghematan).

2) Menjamin ketersediaan arsip yang benar-benar bernilai guna (pendayagunaan).

3) Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban sosial (pengawasan & penyelamatan bahan bukti).

4) Memenuhi persyaratan hukum.

Macam-Macam Penyusutan Arsip

1) Pemindahan Arsip

Pemindahan Arsip yaitu pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah/central file (contoh: bagan akademik, bagian produksi, bagian hukum, dan lain-lain) kepada pusat arsip/records center (contoh: Pusat Arsip Fakultas Peternakan UGM, Pusat Arsip Kemdikbud, dan lain-lain).

2) Penyerahan Arsip

Penyerahan arsip, yaitu penyerahan arsip statis dari pusat arsip/records center kepada lembaga kearsipan seperti lembaga kearsipan pusat (ANRI), lembaga kearsipan provinsi (misal: Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah/BPAD), lembaga kearsipan kabupaten/kota (misal: Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah/KPAD), dan lembaga kearsipan perguruan tinggi (Arsip Universitas).

Dalam Pasal 53 UU No. 43 Tahun 2009 penyerahan arsip statis diatur sebagai berikut:

a. Lembaga Negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip statisnya kepada ANRI

b. Lembaga Negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain

c. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintah daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi/ (BPAD) di lingkungannya

d. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintah daerah kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah kabupaten/kota (KPAD) di lingkungannya

3) Pemusnahan arsip

Pemusnahan, yaitu kegiatan memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna/atau habis masa retensinya.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Penyusutan Arsip

1. Sebelum dilakukan penyusutan arsip dilakukan penilaian arsip, yaitu menentukan mana arsip yang harus dipindahkan, diserahkan, atau dimusnahkan. Penilaian arsip dilakukan dengan berdasarkan jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip adalah sebuah daftar yang berisi jenis arsip, jangka waktu simpan arsip pada waktu aktif dan inaktif, dan keterangan akhir arsip apakah musnah atau permanen.

2. Setiap penyusutan arsip baik itu pemindahan, penyerahan, maupun pemusnahan, harus disertai dengan daftar arsipnya.

3. Kegiatan penyusutan arsip baik itu pemindahan, penyerahan, maupun pemusnahan harus dibuatkan berita acara.

• Pemindahan arsip, jika sudah inaktif arsip dikelola dan disimpan pada unit sentral arsip

• Penyerahan arsip, jika sudah sampai waktunya, arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan

• Pemusnahan arsip, kegiatan menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan

Teknik Penyusutan Arsip

1. Prosedur Pemindahan Arsip Aktif ke Inaktif

Prosedur pemindahan adalah suatu kegiatan untuk memindahkan arsip-arsip aktif yang sudah tidak mempunyai nilai guna ke Unit Sentral (menjadi arsip inaktif).

Prosedur pemidahan terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:

1) Pemeriksaan dan pemilihan arsip berdasarkan JRA: yaitu memeriksa dan memilih arsip-arsip aktif yang telah menjadi in-aktif

2) Membuat daftar arsip; yaitu membuat daftar arsip yang akan di pindahkan serta daftar serah terima arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan

3) Membuat Berita Acara Pemindahan arsip (BAP)

4) Berita acara adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip.

5) Pemindahan arsip; yaitu memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan

6) Jika suatu instansi yang tidak memiliki unit kearsipan, maka arsip inaktif hanya dipisahkan letaknya dari arsip aktif. Arsip inaktif ini masih tetap di bawah pengawasan unit kerja bersangkutan. Jika suatu instansi yang mempunyai unit kearsipan, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari dari unit kerja ke unit kearsipan.

2. Prosedur Pemusnahan Arsip

Prosedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna.

Prosedur pemusnahan terdiri dari langkah – langkah sebagai berikut:

1) Pemeriksaan arsip berdasarkan JRA; yaitu memeriksa arsip-arsip aktif atau in-aktif yang akan dimusnahkan.

2) Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan

3) Daftar pemusnahan berisi jenis arsip yang dimusnahkan (misalnya kuitansi) dan jumlah lembarnya, serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya arsip tahun 1965)

4) Pengesahan dari unit kearsipan dan ANRI.

Bagi Bapak/Ibu dan Adik-Adik yang memerlukan soft copy Materi Menerapkan Prosedur Penyusutan Arsip Kelas 10 Kearsipan, silahkan klik link berikut ini :

Unduh Materi Menerapkan Prosedur Penyusutan Arsip Kelas 10 Kearsipan Semester Genap

Demikian informasi tentang Materi Prosedur Penyusutan Arsip Kelas 10 Kearsipan yang bisa Bank Soal berikan. Jangan lupa Follow ya biar selalu dapat notifikasi informasi terbaru dari Bank Soal. Terima kasih.