Materi Pengelolaan Arsip Elektronik Kelas 10 Kearsipan

Unduh Materi Pengelolaan Arsip Elektronik Kelas 10 Kearsipan Semester Genap - Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. 

Pengelolaan Arsip Elektrinik

Dalam pengelolaan arsip elektronik dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :

1. Penciptaan Arsip Elektronik

1) pembuatan arsip elektronik yaitu kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang penciptaannya dalam format elektronik dan arsip hasil proses alih media.

2) penerimaan arsip elektronik dari eksternal Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang diterima dalam format elektronik serta arsip hasil proses digitisasi arsip.

Ketentuan dalam penciptaan arsip elektronik, sebagai berikut:

1) sesuai dengan prosedur dan menggunakan sistem informasi yang berlaku.

2) dalam format yang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas, yang berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan.

Sementara kegiatan dalam penciptaan arsip elektronik, meliputi:

1) Registrasi arsip elektronik

2) Agregasi, merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan dan/atau memiliki kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan. Kegiatan ini ditentukan berdasarkan suatu tingkatan sesuai dengan kebutuhan, antara lain: agregasi pada Tingkatan Seri (Series), agregasi pada Tingkatan Berkas (File), agregasi pada Tingkatan Item

2. Penggunaan Arsip Elektronik

1) dilaksanakan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

2) diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup oleh sistem informasi pengelolaan arsip elektronik.

3) harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip elektronik.

3. Pemeliharaan Arsip Elektronik

Kegiatan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan dalam rangka antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Preservasi arsip elektronik yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:

1) migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat yang telah usang ke perangkat terkini

2) konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke format data untuk preservasi jangka panjang

3) enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik, metadata, spesifikasi format, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi arsip tersebut di masa mendatang

4) emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana arsip elektronik tersebut diciptakan.

4. Penyusutan Arsip Elektronik

Pelaksanaan kegiatan dalam penyusutan arsip elektronik, yaitu :

1) pemindahan arsip elektronik inaktif oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. dilakukan pada arsip elektronik yang telah memasuki masa retensi inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dilingkungan Kementerian Keuangan dengan cara pemindahan hak akses dan/atau database dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

2) pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara pemusnahan arsip di lingkungan Kementerian Keuangan melalui koordinasi dengan Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan dan/atau Unit Kerja yang memiliki kewenangan pengelolaan sistem dlan teknologi informasi.

3) penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip elektronik yang berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan permanen dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan penyerahan arsip statis di lingkungan Kementerian Keuangan.

Tata Cara Alih Media Arsip Elektronik

Merupakan kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip dan pemeliharaan arsip dilakukan untuk mendukung pemeliharaan arsip dengan memperhatikan:

1) kondisi arsip, dengan kriteria, antara lain:

a. arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik

b. arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru

c. informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi

2) nilai informasi, dengan kriteria paling sedikit:

a. informasi yang harus diumumkan secara serta merta berdasarkan ketentuan peraturan perundangundangan mengenai keterbukaan informasi publik.

b. informasi yang termasuk dalam kategori arsip berketerangan permanen dalam Jadwal Retensi Arsip Kementerian Keuangan.

c. dilaksanakan sesuai dengan tata cara alih media arsip.

Alih media arsip dilakukan terhadap materi arsip pada media tertentu sebagai berikut:

1) bentuk kertas dan/atau analog ke bentuk elektronik;

2) bentuk elektronik versi lama ke bentuk elektronik versi baru;

3) bentuk elektronik ke bentuk kertas dan/atau analog; atau

4) bentuk media satu ke media yang lain.

Pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip, meliputi:

1) Unit Kerja yang memiliki tugas melakukan urusan tata usaha

2) Unit Pengolah,

3) Unit Kearsipan

4) Pejabat Fungsional Arsiparis

Manfaat Sistem Pengarsipan Elektronik

Menurut Sukoco (2006:112), terdapat beberapa manfaat sistem pengarsipan elektronik, yaitu sebagai berikut:

1) Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2) Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

3) Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

4) Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprint-nya tanpa dapat mengubahnya.

5) Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).

6) Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisisr karena tersimpan secara digital.

7) Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan mudah dilakukan melalui LAN maupun internet.

8) Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

9) Mudah dalam melakukan recover data, dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan.

Bagi Bapak/Ibu dan Adik-Adik yang memerlukan soft copy Materi Pengelolaan Arsip Elektronik Kelas X Kearsipan, silahkan klik link berikut ini  : 

• Unduh Materi Pengelolaan Arsip Elektronik Kelas X Kearsipan Semester Genap

Demikian informasi tentang Materi Pengelolaan Arsip Elektronik Kelas 10 Kearsipan yang bisa Bank Soal berikan. Jangan lupa Follow ya biar selalu dapat notifikasi informasi terbaru dari Bank Soal. Terima kasih. 

Bagikan Artikel ini